Batavia sebagai pusat administrasi

Semua kantor di Asia (termasuk yang berada di Cape of Good Hope) berkantor pusat di Batavia. Pada waktu yang bersamaan Batavia merupakan daerah terpenting, dan untuk beberapa waktu selama abad ke-17 menjadi satu-satunya pelabuhan kedatangan dan pemberangkatan kapal ke dan dari Eropa. Komunikasi di antara para direktur di republik dengan berbagai kantor dilakukan terutama oleh gubernur jenderal dan dewan.

Ada beberapa pengecualian dalam kebijakan ini. Kantor VOC di Gamron (Persia) dan beberapa kali kantor-kantornya di India melakukan korespondensi dengan para direktur di negeri induk melalui darat, via Levant. Di samping itu, setelah pendirian kantor di Cape of Good Hope, ada banyak perubahan dalam korespondensi di antara para administratur di sana dengan para direktur di republik. Akhirnya, kadang-kadang pelabuhan-pelabuhan selain Batavia yang terlibat perdagangan Asia-Eropa ada korespondensi surat secara langsung di antara para direktur dan beberapa kantor khusus.

Heren XVII telah memberi persetujuannya untuk perdagangan ini agar bisa mencukupi peningkatan permintaan lada yang begitu cepat untuk pasaran Eropa dari Malabar yang diimpor melalui Ceylon. Lebih jauh lagi, rute ini telah menambah keuntungan bahwa kayu manis dari Ceylon dipasarkan ke Eropa lebih cepat, dan oleh karena itu tidak diperlukan pelayaran. Jadi, ini merupakan kondisi yang lebih baik.

Setelah Ceylon berhasil menjamin sebuah hubungan langsung dengan negeri induk, persaingan sengit muncul ke permukaan antara gubenur di pulau itu, Rijklof van Goens, dan gubernur jenderal dan dewan. Van Goen percaya bahwa Ceylon, atau lebih tepatnya kota Galle, darimana kapal-kapal yang akan kembali diberangkatkan, akan melayani lebih baik sebagai pelabuhan peristirahatan dibandingkan dengan Batavia untuk kantor-kantor perusahaan di kawasan Hindia. Hasil dari upaya ini, kadang-kadang kapal yang berlayar dari Ceylon muatannya jauh lebih banyak dibandingkan dari Batavia. Dengan mengacu pada permasalahan ini, para direktur memutuskan untuk meningkatkan directe vaart (perdagangan langsung) ke Coromandel dan Bengal. Ini, bagaimanapun juga, tidak menjamin sebuah keberhasilan, sebab Batavia tidak mendukung kebijakan ini dan ada kemungkinan akan “mengganggu”-nya.

Perubahan dalam perdagangan selama abad ke-18 telah membawa perubahan dalam pelayaran. Selama awal dekade ketiga, yang dikenal dengan pelayaran kopi, kapal-kapal berlayar secara rutin dari Mocca di Laut Merah melalui Galle kembali ke negeri Belanda. Lebih penting lagi, setelah sebuah perdebatan sengit antara Heren XVII dengan gubenur jenderal dan dewan, di tahun 1720 sebuah jalur langsung dimulai antara negeri Belanda dengan Canton. Sejak 1733 kamar Amsterdam dan Zeeland mengirim 13 kapal ke Canton.

Jalur pelayaran dan korespondensi langsung antara negeri induk dengan kantor-kantor di India yang ternyata tidak merubah posisi Batavia sebagai kantor pusat VOC di Asia. Batavia tetap menjadi pusat administrasi dan pembukuan. Lebih jauh lagi, gubernur jenderal dan dewan di Batavia meneruskan untuk menggandakan semua korespondensi dengan semua bawahan VOC di seluruh kantor-kantornya kepada para direktur di Negeri Belanda, termasuk pertukaran dengan Ceylon, Canton, dan Bengal.

Gubernur jenderal dan dewan dalam pekerjaan sehari-hari dibantu oleh generale secretarie (general administration/administrasi umum). Sekretaris untuk gubernur jenderal dan dewan, merupakan orang yang mengepalai generale secretarie, yang datang dalam rapat Raad van Indie dan menyusun resolutie (proceedings/laporan rapat). Baik sekretaris sendiri maupun orang kedua dalam secretarie, adalah: seorang pegawai yang berpangkat koopman (merchant/pedagang), yang mencatat pula semua aktivitas dalam dagregister (diary/catatan harian). Banyak juru tulis dipekerjakan di secretarie untuk menangani begitu banyak kertas kerja yang dibutuhkan dalam korespondensi dengan semua kantor di Asia dan kamar-kamar dagang di negeri induk.

Directeur generaal bertanggung-jawab terhadap perdagangan dan pelayaran di seluruh wilayah perdagangan VOC di Asia. Tentu saja, dia diharapkan membahas berbagai hal penting seperti yang ada dalam himpunan eis, untuk barang-barang dan kebutuhan uang dari negeri induk untuk dewan. Gudang-gudang di Batavia, baik untuk perdagangan maupun untuk persediaan, kantor pembayaran, dan menyediakan uang di bawah pengawasannya. Dia dibantu oleh dua opperkooplieden van het casteel (senior merchants of the castles/pedagang senior di dalam benteng). Dari tahun 1664, tugasnya dibagi dalam dua tugas resmi, yaitu: pertama atau yang tertua adalah: mengadministrasikan barang-barang yang dikirim oleh kantor-kantor di Asia, ketika bawahannya sedang menyiapkan barang-barang yang akan dikirimkan dari Batavia. Untuk mengantisipasi perkembangan bidang tugasnya pada waktu itu, negotiekantoor (trade office/kantor dagang), yang mereka pimpin.

Boekhouder generaal (accountant general/akuntan umum) juga berada di bawah director-general. Di sinilah pembukuan perdagangan dari kantor-kantor dagang dan accountant-general dibuat untuk menyelesaikan generaal journaal (general journal/jurnal umum). Generaal grootboek (buku besar umum), copy yang akan dikirimkan ke kamar Amsterdam dan Zeeland. Lebih jauh lagi, accountant-general juga mengurusi berbagai kargo yang diterima dari negeri induk, demikian juga dengan retourgoederen (return wares) yang akan dikirim ke negeri induk. Bevindingen op de eisen (notes on the orders/catatan permintaan barang), yang telah mulai dikirimkan sejak perempat abad terakhir abad ke-17, juga disiapkan oleh kantor accountant general. Ketika kapal-kapal membongkar barang di Batavia sebuah pemeriksaan akan dilakukan untuk mencek barang-barang apakah barang-barang yang diterima dari pengiriman itu sesuai dengan kebutuhan atau pesanan dari gubernur jenderal dan dewan, dengan mengacu pada keputusan Heren XVII. Di saat semuanya ini berlangsung, pesanan asli beserta sebuah laporan dengan beberapa kelebihan dan kekurangannya dikirimkan kembali ke negeri induk, kemudian para direktur bisa melihat dimana mereka atau kamar-kamar dagang telah lalai.

Terlepas dari ini, dari pekerjaan accountant general dapat disimpulkan bahwa di Asia, berlawanan dengan di negeri induk, sistem akuntansi sangat terpusat. Sistem ini dikerjakan tanpa memiliki kaitan dengan kamar-kamar dagang yang ada di negeri induk. Alasan di balik semuanya ini sangatlah rasional, yaitu: sebagai factorij, kantor-kantor dagang yang beroperasi di Asia bertanggung jawab kepada perusahaan yang ada di negeri induk dipandang sebagai unit, dan sistem keuangannya mengacu pada Generale Oostindische Compagnie (General East India Company). Biaya-biaya yang dikeluarkan di Asia dibagi dalam lima item, yaitu:

1. pembiayaan umum, pembayaran.
2. biaya untuk kapal.
3. pertahanan.
4. schenkagie (hadiah).

Di bawah pemasukan (income), sebuah pembedaan dibuat antara pemasukan dari perdagangan dan yang diperoleh dari berbagai macam pajak dan generale winsten (keuntungan umum) dan generale inkomsten (pemasukan secara umum). Di abad ke-18 beberapa bagian dari pembiayaan dan pemasukan ditambahkan dalam buku-buku tersebut, namun sistemnya sendiri tidak berubah. Generale Missiven juga berisi data-data finansial tentang bisnis di Asia. Penyusunan jurnal umum kadang-kadang bisa membutuhkan proses yang panjang dan oleh karena itu bagian pembukuan harus cepat-cepat mengumpulkan bahan-bahannya, untuk kemudian dikirimkan ke kantor-kantor cabang dan harus menggambarkan “balance” dari pemasukan dan pembelanjaan masing-masing kantor. Data-data itu harus dikirimkan dengan kapal yang berlayar kembali di bulan Desember atau Februari sebagai bagian dari generale missive. Buku keuangan yang sebenarnya baru tiba lebih dari setahun kemudian.

Visitateur Generaal, adalah: orang yang berada di bawah director-general juga, dan memiliki tugas mengawasi pembukuan dan administrasi finansial di Asia. Dia juga bertugas memeriksa consumptie-rekeningen, setelah tiba di negeri induk.

Tugas utama Batavia dalam perdagangan di Asia adalah membuat semuanya jelas, tidak hanya dalam masalah administrasi, namun juga harus mampu menunjukkan sebuah administrasi personel yang sama bagusnya. Kantor pembayaran mempekerjakan sejumlah orang yang mengurusi seluruh perdagangan di Asia dan untuk kepentingan ini setiap kantor wajib mengirimkan informasi. Setelah tahun 1689 sebuah copy daftar pegawai VOC di Asia setiap tahun dikirim ke negeri induk.

Batavia juga menjadi kedudukan Raad van Justitie. Pimpinan lembaga ini juga anggota Raad van Indie. Lebih jauh lagi, ke-tujuh anggota dewan ini diangkat oleh Heren XVII. Di Batavia, fiscaals memiliki dua tugas, yaitu: mendeteksi kriminalitas dan bertindak sebagai penuntut.

Agar bisa memainkan peran di jalur maritim, Batavia diwajibkan menyediakan infrastruktur, seperti: galangan kapal, gudang, para pekerja, dan lain-lain. Tidak semua kapal baru dibangun di Batavia, namun banyak pemeliharaan dan perbaikan kapal dilaksanakan. Fasilitas perkapalan itu dibangun di Pulau Onrust. Berbagai pekerjaan dan kapal di tempat ini diawasi oleh equipagemeester (master of the equipage).

Tentu saja, Batavia juga menyiapkan sebuah lembaga administratif untuk Batavia sendiri. Lembaga-lembaga itu tampaknya merupakan duplikat dari lembaga serupa di negeri Belanda. Lembaga-lembaga itu adalah:

1. College van schepenen.
2. College van weesmeesteren.
3. Heemraden.

Permasalahan publik akan diurusi oleh baljuw (bailiff) dan stafnya yang disebut kaffers. Gubernur jenderal dan dewan memerankan peran yang sangat besar dalam struktur ini. Presiden lembaga ini selalu menjadi anggota Raad van Indie.

Langgeng Sulistyobudi
Arsiparis di SUBDIT Pengolahan Arsip Konvensional
Sebelum Tahun 1945Arsip Nasional Republik Indonesia-Jakarta